Kvalitní popis pracovních činností organizace je základem řízení.
V každé organizaci je vykonáván větší či menší počet činností, které na sebe různě navazují, navzájem se ovlivňují a jsou na sobě nějakým způsobem závislé – tvoří procesy. Tak jak se organizace vyvíjí, mění a reaguje na okolní svět, mění se i procesy v ní probíhající. Takovýto vývoj může vést ke snižování efektivity, s dalšími důsledky jako jsou např. vyšší nákladovost nebo nižší výkonnost organizace.
Procesy v organizaci probíhají často samospádem s historickými zkušenostmi. Nejsou řádně dokumentovány (popsány), znamenají často chybný tok informací, a tudíž se odrazí na kvalitě práce.
Aby bylo možné těmto negativním jevům předejít, je především zapotřebí všechny procesy poznat, identifikovat a popsat. Na tomto základě pak mohou být stanoveny příslušné odpovědnosti, nároky na zdroje a požadované výkony. Díky tomu se pak může organizace vyvíjet správným směrem. Nástrojem, který toto umožní, je právě procesní analýza.
Dle zkušeností a propočtů lze z celkového pohledu efektivním vynakládáním prostředků a optimalizací procesů do všech segmentů podílejících se na informačních technologiích ušetřit nemalou část financí. To už stojí za zamyšlení.
Zpracování procesní analýzy a zavedení projektového řízení je základem pro definování odpovědnosti, efektivity. Dále napomáhá k zlepšení transparentnosti a optimalizaci jednotlivých úkonů a v neposlední řadě napomáhá vedení organizace při rozhodování v oblasti zkvalitnění služeb, investování finančních prostředků a využívání lidských zdrojů.
V současné době je provádění procesních analýz silně podporováno v rámci projektů Evropských fondů. To jenom podtrhuje jejich význam a současně potřebu efektivního řízení organizací a účelného využívání finančních prostředků.
Jaké výstupy z procesní analýzy obdržíte?
- detailní popis fungování všech procesů organizace (vstupy, výstupy, četnost, …)
- vyhodnocení slabých a silných stránek organizace
- návrhy opatření na zlepšení současného stavu
K čemu Vám výstupy z procesní analýzy poslouží?
- k optimalizaci chodu a řízení organizace
- k přesnějšímu sestavování výdajové části rozpočtu
- k efektivnějšímu řízení lidských zdrojů
- jako podklad pro přípravu systému řízení kvality
- jako podklad pro zavádění informačních systémů
Co pro Vás v rámci procesní analýzy vykonáme?
- popsání procesů (činností), které probíhají v organizaci a vycházejí z její struktury – struktura obsahuje složky a pozice pro daný proces
- popsání existujících vstupů a požadovaných výstupů – co dáváme do procesu a co od něho očekáváme
- popsání rolí a jejích odpovědnost – každá role přetváří vstupy na výstupy a je definována její odpovědnost za tento proces
- popsání vlastnictví k procesu – žádný proces není anonymní ani obecní. Má svého konkrétního vlastníka
- popsání prostředků – jaké technické prostředky jsou pro výkon procesů nezbytné
- popsání metriky – každý proces je definován měřitelným parametrem, podle kterého lze určit jeho kvalitu